隨著公司的業(yè)務(wù)發(fā)展變化,辦公地址往往也會(huì)頻繁變更,3年一小變,5年一大變幾乎是很多企業(yè)的常態(tài)。每次搬家,各類檔案資料也必須一同轉(zhuǎn)運(yùn)。公司經(jīng)營(yíng)時(shí)間越長(zhǎng),檔案資料越多,每次轉(zhuǎn)運(yùn)及日常保管都給企業(yè)帶來(lái)很大的困擾。這其中,會(huì)計(jì)檔案又顯得尤為突出。會(huì)計(jì)檔案需要保管多久?如果銷毀的話,需要履行哪些審批手續(xù)?
一、各類會(huì)計(jì)檔案保管期限
按照規(guī)定,企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案保管年限按下表所列示的期限進(jìn)行保管。
企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表
對(duì)于上表中所列示的會(huì)計(jì)檔案保管,除了保管期限外,實(shí)務(wù)中需要關(guān)注以下幾個(gè)問(wèn)題:
1、保管期限如何計(jì)算。上述表中所列示的會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。如2021年的會(huì)計(jì)檔案,從2022年1月1日開(kāi)始計(jì)算保管年限。
2、企業(yè)如何確定保管期限。上述會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限,企業(yè)可以在此基礎(chǔ)上增加年限。
3、企業(yè)自定義的會(huì)計(jì)檔案如何確定保管期限。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同上表所列檔案名稱不相符的,應(yīng)當(dāng)(就是必須)比照類似檔案的保管期限確定具體年限。
4、企業(yè)合并,會(huì)計(jì)檔案如何保管。企業(yè)發(fā)生合并,合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。
5、企業(yè)分立,會(huì)計(jì)檔案如何保管。企業(yè)發(fā)生分立,分立后原單位存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。
分立后原單位解散的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置,各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。
6、企業(yè)注銷,會(huì)計(jì)檔案如何保管。79號(hào)令規(guī)定,單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的,在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案,按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。
二、會(huì)計(jì)檔案銷毀程序
(一)檔案鑒定
按照79號(hào)令的要求,會(huì)計(jì)檔案保管到期后,公司應(yīng)成立檔案鑒定小組,對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。
鑒定小組由檔案管理部門(mén)(財(cái)務(wù)部或行政部)牽頭,成員包括公司會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員(注:只需公司內(nèi)部人員即可,不需外請(qǐng)中介機(jī)構(gòu)協(xié)助)。
鑒定小組鑒定后,形成鑒定意見(jiàn)并由鑒定人員簽字,確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案,可以銷毀(注:不需向政府部門(mén)報(bào)備或?qū)徟?。
保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀,紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。
(二)會(huì)計(jì)檔案銷毀程序
1、編制銷毀清冊(cè)。檔案管理部門(mén)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
2、簽署意見(jiàn)。單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。
3、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)銷。單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作,并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(如焚燒、粉碎或打成紙漿)。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在會(huì)計(jì)檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名。
《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》沒(méi)有統(tǒng)一的格式,有需要的企業(yè)可以參考下面的樣表進(jìn)行增減。
附件:會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)(樣表)
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